- Estimate तब उपयोग करें जब आप केवल quote देना चाहते हों।
- Challan तब उपयोग करें जब माल अभी भेजना है लेकिन final billing बाद में होगी।
- Invoice तब उपयोग करें जब billing final हो और final sales records में जाना चाहिए।
- Purchase Order तब उपयोग करें जब आप supplier को order भेज रहे हों।
- Purchase Invoice तब उपयोग करें जब supplier का final bill आ जाए।
- जहां संभव हो, एक document से अगले document में convert करें, सब दोबारा टाइप न करें।
- Final करने से पहले pending या confirmation message ध्यान से पढ़ें।
टिप: टीम को एक बार साफ rule समझा दें: quote के लिए Estimate, माल movement के लिए Challan, final billing के लिए Invoice।
महत्वपूर्ण: गलत document use करने से pending status, stock movement या GST understanding गलत हो सकती है।
गलत document type चुनने से stock और reporting दोनों में confusion हो सकता है।
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