Estimate ત્યારે વાપરો જ્યારે માત્ર quote મોકલવો હોય.
Challan ત્યારે વાપરો જ્યારે goods હવે મોકલવાના હોય પણ final billing હજી તૈયાર ન હોય.
Invoice ત્યારે વાપરો જ્યારે billing final હોય અને final sales record માં જવું હોય.
Purchase Order ત્યારે વાપરો જ્યારે supplier ને order મોકલો.
Purchase Invoice ત્યારે વાપરો જ્યારે supplier નું final bill આવી જાય.
જે શક્ય હોય ત્યાં એક document માંથી બીજા document માં convert કરો, data ફરીથી ટાઇપ ન કરો.
Final કરતાં પહેલાં pending અથવા confirmation message ધ્યાનથી વાંચો.

ટિપ: ટીમને એક વાર સરળ નિયમ સમજાવો: quote માટે Estimate, માલ movement માટે Challan, final bill માટે Invoice.

મહત્વપૂર્ણ: ખોટો document type વાપરવાથી stock, pending status અથવા GST સમજ ખોટી પડી શકે છે.

યોગ્ય document વાપરવાથી stock movement અને reporting માં confusion અટકે છે.